(一)商業(yè)信件禮儀

　　1、商業(yè)信箋上的公司名稱(chēng)要求印得質(zhì)量高，紙張也要求用高質(zhì)量的紙，設計和布局的選擇要能反映商業(yè)特征——正式的還是非正式的，老式的不定期是新式的等等。商業(yè)信箋應該印上公司名稱(chēng)、地址、電話(huà)號碼、注冊的辦公室地址、電傳號碼、公司注冊號碼以及董事們的姓名，寫(xiě)商業(yè)信決不可用有顏色的紙。若不清楚信件應發(fā)給哪個(gè)具體的人時(shí)，可以用“敬啟者”之類(lèi)。如果對男女兩性都要稱(chēng)呼，那么可用“Gentlemen”到辦公室的私人信箋要注上“親收”。絕對私人的信，應該用私人的信箋。與外國人通信，第一封回信最好按照對方來(lái)信時(shí)的落款形式給對方回信。

　　2、商業(yè)信箋使用的語(yǔ)言比社交信要正規，用詞也要嚴謹得多，內容上要力求簡(jiǎn)短。從時(shí)間上講，要先敘舊后談近況。細節部分應準確明了地表達清楚，避免使對方費解。對地方參考價(jià)值的數據或情報，應盡可能引用、提供;與正題無(wú)關(guān)的閑話(huà)盡量省略。表示不滿(mǎn)的信箋，要寫(xiě)得委婉，有禮有節地提出意見(jiàn)，尋求解決辦法;一旦對方改正了錯誤，切莫忘記回信表示感謝。除了絕對私人性質(zhì)的信件，一般都是打字。

　　信箋的折疊方法

　　3、一般來(lái)說(shuō)，信箋如何折疊已不為人計較，順其自然。但和海外人士，書(shū)信交往時(shí)，還是有必要了解和掌握為好。折疊方法是文字向外，先直后橫，順折向上。以便收信人拆信后很容易看到自己的名字。而文字向內的折法，按傳統風(fēng)俗習慣的說(shuō)法則是喪家兇信的折法。

　　信的開(kāi)頭和結尾

　　4、寫(xiě)收信人的稱(chēng)呼，要單獨成行，頂格書(shū)寫(xiě)，以示尊敬和禮貌。稱(chēng)呼之后加冒號，以示領(lǐng)起下文。平時(shí)對收信人如何稱(chēng)呼，信上就如何稱(chēng)呼。在國際商務(wù)信箋中，信的開(kāi)頭可用“DearSir”后邊加上對方的姓，如“DearMrSmith”(“親愛(ài)的史密斯先生”)。

　　5、結尾的習慣寫(xiě)法有兩種：

　　一是正文寫(xiě)完后，緊接著(zhù)寫(xiě)“此致”，轉一行頂格寫(xiě)或空兩格寫(xiě)“敬禮”。

　　二是不寫(xiě)“此致”，只是另起一行空兩格寫(xiě)“敬禮”、“安好”、“健康”、“平安”等詞。也可以在正文結尾下另起一行寫(xiě)“祝稱(chēng)”、“敬祝”，再空兩格寫(xiě)上“安好”、“健康”等。

　　國際商務(wù)信箋目的結尾一般“YoursSincerely”(“忠誠于你的”)結束，當然寫(xiě)給朋友的信結束語(yǔ)可自由選擇。

　　6、簽名

　　在商業(yè)信函中，很多人的簽名很難認，因此，打字機打出的簽名相沿成習。用打字機打出的信函上未見(jiàn)簽名是很麻煩，但是這各事常發(fā)生。未簽名的信函沒(méi)有任何意義。切記商業(yè)信函要簽名。

　　簽名時(shí)不必加對自己的稱(chēng)呼，但是如果你的名字與你的性別出入較大，就應在名字后加上“先生”、“女士”等稱(chēng)呼。若稱(chēng)呼男士為“小姐”，會(huì )教人很難為情。

　　如果你是基層主管，未經(jīng)公司高級主管授權的信函，不要隨便寄送，以免惹恕他人，尤其是主管者的指示列入信函時(shí)，更應仔細處理。如果信函談及的主題敏感，應該準備一份備忘錄和信函給主管;如果信函是標準報告，沒(méi)有涉及個(gè)人問(wèn)題，影印一份給主管就可以了。

　　有關(guān)報告、信函、備忘錄和傳真的禮節要點(diǎn)，如果你要把這類(lèi)文件寄給別家公司主管，一定要經(jīng)本公司主管簽名才能寄出。基層主管不應只是轉送文件，你要在備忘錄上簽字。詢(xún)問(wèn)聽(tīng)取你的報告的人，你該做什么。不管如何，對于你與外人討論的主題，別人也許擁有敏感的資訊。主管寫(xiě)信給別的公司同級人時(shí)，應在信上簽名。

　　在信文的最后，寫(xiě)上寫(xiě)信人的姓名和寫(xiě)信日期。署名應寫(xiě)在敬語(yǔ)后另起一行靠右位置。

　　電子郵件禮儀

　　(二)電子郵件禮儀

　　隨著(zhù)因特網(wǎng)和電子郵件在商務(wù)領(lǐng)域中的普及應用，電子郵件禮儀已經(jīng)成為商務(wù)禮儀的一部分，并且對于客戶(hù)關(guān)系成敗的影響日益顯著(zhù)。如何寫(xiě)好了一封商務(wù)電子郵件呢?提出以下建議可以給我們很好的幫助：

　　1.要注意措辭。你也許認為自己的郵件淺顯易懂，但是有時(shí)候卻遭到誤解。簡(jiǎn)單明了的郵件可以使你節省打電話(huà)發(fā)傳真澄清郵件意義的時(shí)間。

　　2.不要“惹火”收件人。如果使用含有敵意的詞句或者批評的語(yǔ)氣(電郵禮儀中稱(chēng)為“火焰”)，你會(huì )“惹火”對方并且造成糟糕的局面。電子郵件不是大家“筆伐”的工具，如果有問(wèn)題，與對方當面解決。

　　3、提前通知收件人。盡量在發(fā)郵件以前得到對方的充許或者至少讓他知道有郵件過(guò)來(lái);確認你的郵件對他有價(jià)值。

　　4、最好不要發(fā)送私人或者機密郵件。即使你選擇“永久刪除”，許多軟件和網(wǎng)絡(luò )服務(wù)仍然可以訪(fǎng)問(wèn)硬盤(pán)上備份的信息。在你發(fā)送以前，仔細考慮如果別人(比如老板)看到這封信會(huì )發(fā)生什么情況。你當然不想老板看到你的私人郵件或者冒著(zhù)泄漏客戶(hù)機密的風(fēng)險發(fā)送機密郵件。

　　5、使用附件功能要小心，附件越大，下載時(shí)間就載越長(cháng)，占用收件人電腦空間越多。有些附件可能毫無(wú)必要，也許收件人已經(jīng)有了。應避免或說(shuō)可能少地傳真、郵寄那些冗長(cháng)的附件。

　　6、使用抄送功能要小心。你也許會(huì )把自己的郵件像備忘錄一樣抄送給其他同事或者客戶(hù)。不要濫用抄送功能，否則收件人會(huì )心處理垃圾郵件的方式一刪了之。